Hội Nghị Khách Hàng Là Gì? Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng Cần Có Quy Trình Như Thế Nào?

1. Định nghĩa hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng hay còn gọi là hội nghị tri ân khách hàng thường được tổ chức vào giữa hoặc cuối năm. Cũng như nhiều tên gọi khác, chương trình hội nghị khách hàng cũng được thực hiện như một buổi họp mặt, lễ kỷ niệm, lễ tri ân, hội nghị vinh danh,… Dù được chọn với tên gọi nào thì sự kiện cũng là một cách quan trọng để tri ân người tiêu dùng và quảng cáo hàng hóa và dịch vụ của công ty.

Công ty cũng có thể khảo sát người tiêu dùng trong hội nghị để lấy ý kiến ​​của họ về cách vận hành và phát triển doanh nghiệp của họ thông qua màn hình led hội nghị. Để cải thiện mối quan hệ với người tiêu dùng hiện tại và thu hút những người tiêu dùng mới, trước tiên các tổ chức phải tạo điều kiện cho phép họ thể hiện văn hóa hoạt động, tầm nhìn và mục tiêu của mình.

2. Mục đích của hội nghị khách hàng

Đối với mỗi loại hình sự kiện xảy ra đều có mục đích riêng để hình thành nên sự kiện đó. Và với hội nghị cũng thế, dưới đây là mục đích tạo nên sự kiện hội nghị.

2.1 Đối với phía công ty

Như đã thảo luận, việc lập kế hoạch cho tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là rất quan trọng đối với các tổ chức. Doanh nghiệp có thể dễ dàng bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến những khách hàng đã ủng hộ và tin tưởng mình trong những năm qua thông qua sự kiện này. Điều này có rất nhiều ý nghĩa vì nó cho phép doanh nghiệp duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng của mình.

Ngoài ra, hội nghị khách hàng mang đến cho các doanh nghiệp cơ hội tiếp cận và phát triển các mối quan hệ mới với các khách hàng tiềm năng, giúp họ phát triển hoạt động của mình trong tương lai. Hội nghị còn hỗ trợ các công ty trong việc quảng bá thương hiệu của họ, tạo ra một văn hóa doanh nghiệp tích cực và xác định cá tính độc đáo của họ.

Hội nghị mang lại sự chuyên nghiệp cho công ty

2.2 Đối với khách hàng

Bên cạnh ý nghĩa độc đáo sâu sắc mà hội nghị mang lại cho các doanh nghiệp, khách hàng cũng được hưởng lợi rất nhiều từ sự tụ họp này. Bởi vì bây giờ khách hàng có cơ hội tìm hiểu thêm về các phương pháp mà công ty sử dụng để phát triển hàng hóa và dịch vụ mà họ đã sử dụng trong một thời gian dài. Ngoài ra, người tham dự còn có thêm kiến ​​thức, xây dựng lòng tin vững chắc và có cơ hội nhận được quà tặng tri ân, phiếu giảm giá,...

3. Tổ chức hội nghị khách hàng được thực hiện qua quá trình như thế nào?

Do chức năng quan trọng và một số lợi thế mà hội nghị mang lại, việc lập kế hoạch phải được thực hiện cẩn thận, thành thạo, sáng tạo và hướng đến việc thu hút người tham dự. Hãy tham khảo các bước tổ chức hội nghị tri ân khách hàng sau đây nha.

3.1 Liệt kê các khách mời tham dự

Lập danh sách khách mời luôn quan trọng và cần được ưu tiên hàng đầu ngay từ đầu của bất kỳ sự kiện nào. Do đó, bạn phải quyết định mời ai tham gia sự kiện tri ân khách hàng của mình. Ngoài những người tham dự chính, bạn phải mời giới truyền thông, chẳng hạn như nhà phân phối, đại lý, nhà cung cấp và đối tác, để nâng cao hình ảnh thương hiệu của công ty bạn.

Khi biết được lượng khách tham dự dự kiến, doanh nghiệp có thể lập một kế hoạch đón tiếp chu đáo, dễ dàng xác định vị trí không gian tiệc lý tưởng và góp phần vào sự thành công của sự kiện.

3.2 Thiết lập thời gian của tổ chức

Quá trình lập kế hoạch cho một sự kiện cũng bao gồm thời gian, nó chiếm một phần khá quan trọng. Do đó, các công ty phải chọn thời điểm tổ chức vào thời gian mà đa số mọi người đều rảnh và có đủ thời gian tham gia hội nghị. Các doanh nghiệp thường lên lịch hoạt động vào cuối tuần trong khoảng thời gian từ 14:00 đến 16:00. Đây là thời điểm mà một lượng lớn khách mời sẽ có mặt.

3.3 Tìm một địa điểm tổ chức hội nghị

Để tạo ra một hội nghị thành công, không gian là yếu tố quyết định. Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn những trung tâm có hệ thống sảnh tiệc sang trọng, quy mô đa dạng bên cạnh vị trí thuận tiện, gần trung tâm nhất có thể dễ tìm, dễ di chuyển.

Bạn có thể dễ dàng chọn sảnh tiệc lý tưởng cho số lượng khách mời của mình nếu bạn đến một trung tâm tổ chức chuyên nghiệp với nhiều phòng tiệc. Ngoài ra, khi nói đến phòng hội nghị, bạn nên lưu ý đến nội thất, ánh sáng, hệ thống âm thanh và các khía cạnh an ninh, an toàn của địa điểm đó.

Không gian sự kiện hội nghị hoành tráng

3.4 Tạo một kịch bản

Điều cơ bản và quan trọng nhất bạn cần làm là tạo một kịch bản rõ ràng, toàn diện để hội nghị diễn ra trọn vẹn và không gặp trở ngại. Một kịch bản cụ thể sẽ đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện hoàn chỉnh và đúng hạn. Bạn cũng có thể thấy trước các vấn đề tiềm ẩn và hành động để ngăn chặn chúng một cách dễ dàng.

Để tạo một kịch bản toàn diện và nguyên bản, trước tiên bạn phải xác định mục tiêu của sự kiện để phát triển chủ đề (ý tưởng) của hội nghị. Cũng như các thành phần như lời mời, lời cảm ơn, quà tặng, sân khấu, hình nền, biểu ngữ,... sẽ được tạo ra để bổ sung cho một chủ đề cụ thể như vậy. Sự trùng hợp ngẫu nhiên này chắc chắn sẽ để lại nhiều ấn tượng hơn cho du khách.

Để tránh đưa du khách đi theo một lộ trình đơn điệu, bạn cũng nên cố gắng tránh lặp lại kịch bản của những năm trước. Để làm cho sự kiện nổi bật, bạn phải bao gồm các điểm quan trọng trong kịch bản. Hãy nhớ rằng nó phải cực kỳ độc đáo, tuân theo chủ đề của sự kiện và khá khả thi.

Ngoài ra, bạn nên tránh lạm dụng những khoảnh khắc quan trọng vì chúng sẽ mất đi sự nổi bật và thu hút khi có quá nhiều người trong số họ trong bữa tiệc. Bạn nên tạo và phân bổ nhiệm vụ cho các nhóm, phòng ban và những người cụ thể như một phần của chiến lược này.

Để theo dõi và kiểm tra đơn giản, đừng quên đề cập đến thời gian thực hiện và kế hoạch hoàn thành. Mọi thứ phải được hoàn thành từ một đến hai ngày trước khi sự kiện diễn ra để các doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng nếu các vấn đề phát sinh.

4. Những bước tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị sẽ được tổ chức vào ngày diễn ra sự kiện xoay quanh các chủ đề chính sau:

4.1 Chào mừng

Đây là bước đầu tiên thể hiện sự cân nhắc và chuyên nghiệp của công ty đồng thời phần nào khẳng định đẳng cấp của sự kiện. Vì vậy, hãy cung cấp nhiệm vụ thực hiện công việc tiếp khách cho đội lễ tân. Để nhân viên lễ tân hiểu rõ, bạn phải nêu rõ cách thức và trình tự nhận phòng hội nghị. Ngoài ra, bạn có thể thuê ai đó quản lý quầy lễ tân để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

4.2 Đưa khách đến bàn

Doanh nghiệp nên chỉ định người dẫn khách hàng vào bàn sau khi chào họ ở sảnh để giảm bớt sự lộn xộn và thể hiện sự chuyên nghiệp. Hãy nhớ rằng nếu không có đủ khách cho khu vực VIP, bạn nên nhanh chóng bố trí thêm người vào một vị trí thoáng đãng để tránh cho khu vực này không bị rời rạc.

4.3 Sự kiện diễn ra

Ban lãnh đạo sẽ có cơ hội phát biểu, quảng cáo hàng hóa và dịch vụ, cảm ơn và tặng quà cho những người tham dự trong thời gian này. Champagne cuối cùng sẽ được phục vụ để bắt đầu lễ tri ân.

4.4 Bữa tiệc

Để chọn thực đơn tốt nhất, hãy cân nhắc ngân sách và doanh nghiệp của bạn. Hãy nhớ rằng món ăn phải đáp ứng được đa số khẩu vị của thực khách cũng như yêu cầu về thẩm mỹ và ẩm thực. Các tiết mục văn nghệ đặc sắc nên được các doanh nghiệp lồng ghép để tăng thêm phần sôi động cho bữa tiệc hội nghị.

4.5 Tổ chức một chương trình trò chơi hoặc bốc thăm may mắn

Có thể khẳng định rằng các khách mời nhiệt tình nhất với phần này của sự kiện. Nên chọn những món quà liên quan đến công ty, liên quan đến khuyến mãi hoặc sản phẩm, dịch vụ của công ty. Ngoài ra, những MC có kỹ năng với tổ chức thích ứng, giọng nói mạnh mẽ và một chút thông minh được khuyên dùng để tạo thêm gia vị cho môi trường của sự kiện.

Không gian sự kiện náo nhiệt khi tổ chức một chương trình ngoài lề

4.6 Tiễn khách mời

Cùng với phần chào khách, phần chào tạm biệt khách cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và cân nhắc của doanh nghiệp. Điểm khác biệt duy nhất là mỗi vị khách sẽ nhận thêm quà từ công ty, cũng là lời chào tạm biệt của họ.

5. Lưu ý khi lập kế hoạch hội nghị khách hàng

Vui lòng lưu ý những gợi ý sau mà công ty chúng tôi muốn cung cấp cho bạn để giúp sự kiện diễn ra tốt đẹp nhất có thể:

• Xin giấy phép tổ chức hội nghị của chính quyền địa phương.
• Mời người tham dự ít nhất 7 ngày trước sự kiện bằng cách gửi lời mời.
• Chuẩn bị tài liệu tiếp thị hình ảnh công ty toàn diện.
• Tùy thuộc vào loại sự kiện, quyết định cách tổ chức bàn và chỗ ngồi.
• Kiểm tra thiết bị điện tử thường xuyên khi sử dụng chúng trong hội nghị.
• Bạn nên thử nghiệm chương trình.
• Nên tỉ mỉ chuẩn bị sẵn sàng các nhân viên và vật tư cần thiết.
• Mời những người và diễn giả nổi tiếng tham gia sự kiện
• Chọn một nhà lập kế hoạch hội nghị dày dặn kinh nghiệm
• Có sẵn các phương án dự phòng và các phương án dự phòng.
• Sau hội nghị khách hàng, chăm sóc khách hàng bằng cách gọi điện hỏi thăm, gửi email, quà tặng,...

6. Nơi cung cấp cho bạn không gian sự kiện hoành tráng

Để có được một sự kiện thành công, ngoài những yếu tố trên đây chúng tôi đã liệt kê cho bạn thì một yếu tố khá quan trọng đó chính là sân khấu của sự kiện. Bởi bạn cần có người thuyết trình thì phải có màn hình trình chiếu để liệt kê một năm qua công ty phát triển như thế nào. Bên cạnh đó, công ty còn muốn giới thiệu thêm sản phẩm/dịch vụ cũng sẽ thông qua điều này.

Vậy nên việc lựa chọn một nơi cung cấp màn hình Led hội nghị cho thuê phù hợp là điều tiên quyết để bạn có thể tạo dựng được niềm tin với khách, thể hiện sự chuyên nghiệp bài bản hơn. Hy vọng rằng những lời khuyên này sẽ hỗ trợ công ty của bạn trong việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị chu đáo. Hãy liên hệ ngay với công ty chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ về dịch vụ cho thuê màn hình Led nhé!

Dịch Vụ Cho Thuê Màn Hình Led TPHCM Chất Lượng - Phù Hợp Cho Mọi Loại Hình Sự Kiện